A medida que tu base de clientes se amplía, la organización y sincronización de todas las tareas se hará cada vez más difícil y consumirá más tiempo. Puede ser el momento de implementar un sistema de gestión de relaciones con el cliente, o CRM, en tu empresa. En el mundo del CRM, hay soluciones gratuitas y de pago. ¿Cómo decidir cuál es la mejor para tu negocio? Los sistemas libres son muy atractivos, pero nadie quiere perder el tiempo y la energía si no van a funcionar.
Hay dos categorías de CRMs gratuitos: sistemas de código abierto y paquetes básicos de CRM ofrecidos en el modelo SaaS (software-as-a-service).
CRM de código abierto
Los CRMs de código abierto están alojados en los servidores de tu compañía. Muchos de ellos son gratuitos, pero hay costes que debes considerar: licencia de software, implementación, hardware necesario, capacitación, mantenimiento, soporte, etc. Además, cada vez que una nueva versión de ese software CRM gratuito esté disponible, tendrás que instalarla. A veces, el lado «gratuito» del código abierto se pierde por los costes ocultos que conllevan estos sistemas. El software libre de código abierto no resulta atractivo para las pequeñas empresas debido a la complejidad de su implementación. Los paquetes de CRM que se ofrecen como soluciones basadas en web o SaaS suelen ser más convenientes en estos casos.
CRM basado en la nube (SaaS)
SaaS es un sistema CRM basado en la web. También conocidos como CRMs basados en la nube, no se alojan en tus servidores. Los sistemas SaaS CRM eliminan la necesidad de tener que descargar el programa en tu ordenador. La disponibilidad es instantánea y online, además de contar con el respaldo del equipo de soporte del CRM. Estas herramientas suelen ofrecer versiones gratuitas. Sin embargo, las versiones básicas o gratuitas tienen funcionalidades limitadas. Cuando el plan básico no cubra las necesidades de tu empresa, tendrás que pagar por un plan mejorado para poder continuar usando el software.
Hay más de 100 soluciones SaaS en el mercado. A la hora de tomar una decisión sobre cuál es la mejor para tu compañía, la realización de estudios de mercado es la clave. Entender exactamente lo que tu negocio requiere te ayudará a determinar qué solución de software CRM te resultará más ventajosa.
Conclusión
Compara los diferentes sistemas CRM, toma nota de las características, soporte y, sobre todo, de la facilidad de uso. Si encuentras versiones gratuitas de CRMs que satisfagan las necesidades de tu empresa, no te lo pienses y quédate con alguna de ellas. Pero si las herramientas gratuitas te suponen un consumo de recursos porque tus empleados pasan la mayor parte del tiempo averiguando cómo utilizarlas, entonces adquiere un CRM de pago que sea fácil de usar.
